PROJEKTY FUNDACJI “MAXIMUM” i STRUKTURA ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

Aktual_LOGO MAXIMUM w ramce2 (2)mystic-ornament

Fundacja „MAXIMUM” działa metodą projektową, żyje więc, jak większość organizacji pozarządowych, „od projektu do projektu”. Szczegółowe metodyki, jakimi posługuje się kierownictwo Fundacji „MAXIMUM” w zarządzaniu projektami, można określić jako eklektyczne, komplementarne i akcesoryjne. Występują tu bowiem elementy PRINCE2, jak i SCRUM. Pierwsza metoda jest uważana za stałą, druga zaś za zmienną. Struktura organizacyjna Fundacji „Maximum” sprawia, iż w środowisku projektowym sprawdza się metodyka „PRINCE2” jako bardziej sformalizowana i funkcjonalna. Strukturę Zespołu zarządzania projektem odzwierciedla poniższy diagram:

Strukutra zarządu projektami Fundacji Maximum

Rys. 1. Struktura zespołu zarządzania projektem w Fundacji „Maximum” (opracowanie własne na podst. metodyki PRINCE2)

Przewodniczącym Komitetu Sterującego [KS] jest zazwyczaj Przewodniczący Rady Fundacji niezależny od Prezesa Zarządu. Prezes Zarządu może być Kierownikiem Projektu [KP] z uwagi na niewielką kadrę projektu, wtedy zmienia się struktura zależności i podwładności oraz odpowiedzialności. Zgodnie z metodyką PRINCE2 funkcji tych nie można łączyć. W praktyce jednak zdarza się, iż występuje relacja odwrotna: Prezes jest Przewodniczącym  KS, a Przewodniczący Rady Fundacji pełni funkcję KP. Funkcję Kierownika Projektu i Kierownika Zespołu można jednak łączyć i przy małych projektach, tak się często zdarza. KP jest to organ jednoosobowy, KS minimum dwuosobowy.

W zakres obowiązków Komitetu Sterującego wchodzi Strategiczne Zarządzanie Projektem [SZP], czyli przydział niezbędnych zasobów do utrzymania cyklu życia projektu. Odpowiedzialność za nadzór spoczywa na każdym członku Komitetu Sterującego. KS jest ciałem upoważnionym do oficjalnego reprezentowania projektu przed Zarządem. Komunikacja Komitetu Sterującego z otoczeniem projektu polega na: 1. zawiadomieniu o rozpoczęciu inicjowania projektu, 2. zawiadomieniu o rozpoczęciu realizacji projektu, 3. informowaniu zwrotnym, 4. zawiadomieniu o rozpoczęciu zamykania projektu, 5. zawiadomieniu o zamknięciu projektu.

Główny Użytkownik [GU] produktu reprezentuje interesy przyszłych użytkowników produkt, przydziela i zwalnia konieczne zasoby, nadaje priorytet zagadnieniom projektowym, które dotykają użytkowników, których reprezentuje. Dodatkowo do zadań GU należy dokonywanie cząstkowej i końcowej akceptacji produktów. GU odpowiada za spełnienie przez produkty przyjętych wymagań funkcjonalnych i jakościowych, aby produkty przyniosły w przyszłości spodziewane korzyści, sprawuje również nadzór nad projektem.

Główny Dostawcy [GD] produktu reprezentuje interesy jednostek, których zadaniem jest budowa produktów, przydziela i zwalnia konieczne zasoby, referuje zagadnienia projektowe, które dotykają jego zadań (główne specjalistyczne). GD odpowiada za spójność planowanych działań specjalistycznych z ich zarządzaniem na poziomie specjalistycznym, dodatkowo sprawuje specjalistyczny nadzór nad projektem oraz nadzór nad przyszłą eksploatacją i utrzymaniem produktu.

Przewodniczący Komitetu Sterującego [PKS] reprezentuje interesy, które łączą dostawcę i odbiorcę produktów projektu, odgrywa rolę arbitrażową – rozwiązuje konflikty pomiędzy przyszłymi użytkownikami a dostawcami produktu, zwraca szczególną uwagę na interesy odbiorcy produktu. Do jego zadań należy także przewodniczenie Komitetowi Sterującemu. Innymi słowy, można powiedzieć, że PKS jest koryfeuszem i spiritus movens projektu.

Kierownik Projektu [KP] odpowiada natomiast za bieżące planowanie, zarządzanie i sterowanie, także za dostarczenie produktów, za opracowanie i aktualizację wszelkich planów w projekcie. Zleca pracownikom specjalistycznym wykonanie grupy zadań, dokonuje odbioru grupy zadań, prowadzi dokumentację projektu, rejestruje zagadnienia projektowe, aktualizuje plany, analizuje skutki wprowadzanych zmian oraz składa raporty Komitetowi Sterującemu ze stanu zaawansowania i postępów projektu.  W projekcie pełni rolę przywódcy, zarządcy, a nierzadko motywuje pracowników specjalistycznych.

Do obowiązków Kierownika Zespołu Specjalistycznego [KZS] należy opracowanie planów, sterowanie pracami specjalistycznymi projektu, składanie KP projektu raportów z punktów kontrolnych.

Z kolei Członek Zespołu Specjalistycznego [CZS] dysponuje wiedzą i umiejętnościami specjalistycznymi niezbędnymi do wytworzenia specjalistycznych produktów, wytwarza specjalistyczne produkty cząstkowe i końcowe, odpowiada za przygotowanie produktów do przeglądów jakości. Dodatkowo CZS odpowiada za adekwatność zakładanej i rzeczywistej jakości produktów.

Ostatni poziom to Wsparcie Projektu [WP], które udziela wsparcia administracyjnego uczestnikom projektu, czuwa nad standardami zarządzania projektem i zarządzania jakością, DodatkowoWP prowadzi dokumentację projekt, odpowiada za operacyjne zarządzanie konfiguracją, rejestruje zagadnienia projektowe, aktualizuje plany i analizuje skutki wprowadzanych zmian, sporządza projekty dokumentów (raportów, notatek itp.), narad komitetów sterujących, z przeglądów jakości.

mystic-ornament